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Arranging meetings = Organizzare incontri

Nella scheda in alto a destra ("Compiti") troverete GRATUITI gli esercizi interattivi per il capitolo:
"Arranging meetings = Organizzare incontri"

L'esito positivo di una riunione unito ad una buona organizzazione, costituiscono la base per il successo degli affari. Nel seguente capitolo vengono presentati le espressioni e gli esercizi utili per organizzare gli incontri.

 

1.    USEFUL PHRASES = FRASI UTILI

1.1. MAKING MEETING ARRANGEMENTS = PRENDERE ACCORDI RIGUARDO LE RIUNIONI
  • I’m writing to set up/arrange... = Le scrivo per fissare/concordare ...
  • Just a quick note to arrange a time to meet. = La chiamo per concordare l’ora della riunione.
  • How/What about Tuesday? = Martedì le va bene?
  • Is Monday/... OK? = Lunedì/… andrebbe bene?
  • Where/When should we meet? = Dove/Quando ci incontriamo?
  • Should I pick you up at/from … ? = Posso venire a prenderla da...?
  • Could you collect me at … ? = Può venire a prendermi da...?
  • What date would be convenient for you? = Quale data le andrebbe bene?
  • What time would suit you? = Quale ora le andrebbe bene?
  • Would Monday at 10.30 suit you? = Lunedì alle 10.30 andrebbe bene?
  • Is 5 March at 6 pm convenient for you? = 5 marzo alle 18 andrebbe bene?
  • Can you manage … ? / How about … ? = È in grado di/Cosa ne pensa di...?

Per esprimere ipotesi negative si utilizzano le seguenti espressioni formali:

  • Should you be unavailable on Monday at 6 pm/at this time... = Nel caso lunedì alle 18.00 non è disponibile…
  • Should this not be convenient for you... = Se questo non le va bene ...

Per i termini più informali:

  • If Monday at 6 pm/this does not suit you... = Se lunedì alle 18:00/questo non le va bene ...
  • If Monday at 6 pm/this is not suitable/convenient for you... = Se lunedì alle 18:00/questo non le aggrada/ non le va bene...
  • If Monday at 6 pm/this does not fit with your schedule/plans/... = Se lunedì alle 18:00/questo non rientra nel suo orario/programma...

 

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1.2. SOME RESPONSES = ALCUNE RISPOSTE
  • Tuesday would be good for me. = Martedì andrà bene per me.
  • Monday’s bad for me, I’m afraid. = Purtroppo lunedì non va bene per me, mi spiace.
  • That sounds fine. = Questo mi va bene.
  • Yes, that would be good for me. = Sì, questo mi andrebbe bene.
  • I think that should be possible. = Credo, che sarebbe possibile.
  • No, I don’t think that would be possible. = No, penso che non sarebbe possibile.

1.3.CONFIRMING MEETING ARRANGEMENTS = CONFERMA DEGLI ACCORDI DELLE RIUNIONI

  • I’d like to confirm … = Vorrei confermare...
  • Just writing to confirm … = Le scrivo per confermare...
  • Tuesday is (would be) good for me. = Martedì/... va (andrebbe) bene.
  • Please send me an email by 5 pm today to confirm this. Looking forward to seeing/meeting … = La prego di inviarmi una e-mail di conferma entro le ore 17.00. Non vedo l'ora di incontrarla.

1.4.CHANGING MEETING ARRAGEMENTS = CAMBIAMENTO DEGLI ACCORDI DELLE RIUNIONI

  • I’m sorry but I can’t do Thursday/make Thursday. = Mi dispiace, ma martedì non andrà bene.
  • This is to let you know that I’ve had to put off/postpone … = Volevo informarla che ho dovuto rimandare ...
  • I’m writing to call off/cancel … = Le scrivo per annullare/cancellare ...
  • I’m afraid I can’t make/manage Friday. How about Monday or Wednesday instead? = Mi dispiace ma venerdì non posso/non mi va bene. Andrebbe bene lunedì o mercoledì?
1.5. REFERRING TO A PREVIOUS LETTER = RIFERIRSI AD UNA LETTERA PRECEDENTE
  • With reference to the letter/my letter of/dated... = Riguardo la lettera precedente/la mia lettera del giorno ...
  • As I/we mentioned/in the letter/my letter of/dated... = Come ho/abbiamo menzionato nella lettera del giorno...
  • As mentioned in the letter/my letter of/dated ... = Come menzionato nella lettera/nella mia lettera datata il ...
1.6.INTRODUCING AN INTENTION/A PLAN = PRESENTARE LE NOSTRE INTENZIONI/PIANI
  • We are planning to... = Abbiamo in piano di...
  • My intention is/plan is (to)... = La mia intenzione/il mio piano è (di)…
  • We intend/plan to... = Abbiamo intenzione/pianifichiamo di...
  • We are to/We am due to... = Abbiamo intenzione di ...
1.7.OFFERING SERVICES OR POINTING OUT SOMETHING = OFFRIRE  SERVIZI O EVIDENZIARE QUALCOSA
  • We would be pleased to... = Saremo lieti di...
  • We would gladly... = Sarebbe un piacere…
  • We would be glad/grateful to... = Saremo felici di...
  • You may be interested to know that... = Sareste interessati di sapere che...
  • We are pleased to inform you that... = Siamo lieti di informarvi che...
  • (Perhaps) it has come to your attention/it may have come to your attention that... = (Forse) avete già notato che...

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1.8.ASKING FOR CONFIRMATION = CHIEDERE CONFERMA
  • Please confirm/reply... = Le chiedo di confermare/rispondere...
  • Please inform me... = Per favore fatemi sapere...
  • Would you kindly confirm/reply... = Le chiedo di confermare/rispondere…
  • I would be grateful if you would confirm... = Le sarei grato se mi potrebbe confermare...
  • Let me know (if/whether)... = Mi può fare sapere (se)...
  • Tell me if/whether (this is OK with you.) = Fatemi sapere (se per lei andrebbe bene.)
1.9.CONCLUDING A LETTER = CONCLUDERE UNA LETTERA
  • We look forward to hearing from you soon. = Non vediamo l'ora di avere sue notizie al più presto.
  • Looking forward to seeing you. = Non vedo l'ora di incontrarla.
  • Can't wait to see you. = Non vedo l'ora di vederla.

 

SAMPLE DIALOGS

 

Dialog 1

TOM: Well you have our proposals for meeting dates, right?

JIM: Yes, we will review our schedule and get back to you as soon as we can.

TOM: Great, we are looking forward to hearing from you.

JIM: I assure you our response will be forthwith, as we are eagerly awaiting the chance to sit down with you.

TOM: Likewise. I’m glad we have got the ball rolling on this.

JIM: We are, too. We’ll hear each other again in the next few days.

TOM: It’s a deal.

 

Dialog 2

TOM: How flexible is your calendar this week? We need to schedule a meeting with our partners.

JIM: Yeah, you’re totally right. Let me just see.

TOM: Mornings are better for me this week, if that’s at all possible.

JIM: I have openings on two mornings this week, on Tuesday and Thursday.

TOM: Either one would work for me.

JIM: Well let’s get it out of the way sooner rather than later, shall we?

TOM: I agree that that would be best.

JIM: So give them a call and propose Tuesday morning and see what they say.

TOM: Ok, I will, and I’ll get back to you.

JIM: Great.

 

Dialog 3

TOM: Can I run some time slots by you?

JIM: Sure, what did you have in mind?

TOM: Either Monday or Wednesday afternoon.

JIM: On Monday we can only go until 3:30 PM, but on Wednesday we have the whole afternoon free.

TOM: Well, better then to have more time than less. Shall we agree on Wednesday, then?

JIM: It would be our pleasure.

TOM: See you, then!

JIM: Looking forward to it.

 

Dialog 4

TOM: Good afternoon. We’re just calling to say that we would gladly be able to meet with you this week.

JIM: Oh, great news. I was anticipating your response.

TOM: When can we set something up?

JIM: We are due in court on Friday morning, so we need to have this issue cleared up before then. Do you have any free time before Friday?

TOM: Of course. We will make time for you. We have a meeting already scheduled with another partner on Wednesday, but we would be happy to call it off, if that helps.

JIM: Sounds great, actually. That would give us Thursday to debrief after the meeting.

TOM: Ok, it’s a date.

 

Dialog 5

TOM: We would be happy to meet with you again, but we ask that you are a little more prepared this time.

JIM: What do you mean?

TOM: Last time we had the feeling that no one had read the minutes from the previous meeting, and we wasted time as a result.

JIM: Ok, we will make sure to review the proceedings from last meeting, and plan for a more structured approach.

TOM: Good, because we have a busy schedule this week, and it would be a shame to lose time.

JIM: Yeah the worst thing is scheduling a meeting just to schedule another meeting.

TOM: Exactly, let’s try to be more efficient this time.

JIM: Agreed.

 

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Image: br3akthru / FreeDigitalPhotos.net

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